Eventos: Una dura faena

Invitaciones, volantes y materiales de los eventos realizados por estudiantes de
Comunicación Social en la materia "Relaciones Públicas" de la UCB, semestre 2-2012.

Este semestre tuve la oportunidad (y obligación) de realizar y presenciar diversos eventos con distintas modalidades. En definitiva, no fue fácil. Creo que para la mayoría de mis compañeros, si no todos, incluyéndome, fue el semestre más duro de la carrera.

¿Qué hay que saber para organizar un evento?

Comenzando con denominar tu organización, hay que aplicarle ciencia. en esta ocasión al menos teníamos la pauta de saber qué evento haríamos, pero pensando en grande, es el momento de plantear tu filosofía, tus políticas como empresa. En cierto punto es divertido, mas hay que cuidar hasta el más mínimo detalle, tanto de la tipografía como del símboloy los colores que complementen el logotipo.

Después, elegir el tipo de evento y su temática también puede ser un proceso complejo. Hay tantos temas que se pueden abarcar, tanto del mundo que tocar... Y ni siquiera sólo eso, desde ya hay que ponerse a pensar en los invitados. ¿Quién podría orientarnos al respecto? Esto depende mucho del tipo de evento, si es un debate serán necesarios al menos dos puntos de vista opuestos. Si es un foro, basta que tengan una opinión clara, y si es un simposio, ya requiere cierta profesionalidad, buscarte un experto. También toma en cuenta al público, ¿para quiénes está dirigido el evento? ¿Cuál es su propósito?

Y entonces viene la primera labor social imperativa: Hacer la invitación a estas personas y confirmar su participación y disponibilidad el día del evento. A estas alturas ya incluso hay que planificar una fecha y un lugar. Lo que nos lleva a la segunda y compleja labor social imperativa: Auspicios.

¡Los auspicios! Buscarte un lugar es lo primero, porque a los demás auspiciadores podrás convencerlos solamente partiendo de un tema interesante, invitados reconocidos y fecha y lugar establecidos. Las cartas de auspicio pueden ir acompañadas de listas de presupuesto, cualquier facilidad que impulse a la empresa a dar el positivo. Lo principal a conseguir de los auspiciadores es la publicidad, porque sin publicidad no habrá público, y sin el público, ya de entrada tu evento será un fracaso.

Hay distintos tipos de publicidad. Puedes elaborar spots televisivos, diseñar volantes, afiches o banners, cuñas radiales, invitaciones personales, pasacalles, etc., o también utilizar las TIC. Las redes sociales pueden ser la clave dependiendo el público al que estés apuntando ¡y son gratis!. Puedes utilizar también la publicidad BTL, aplicando tu publicidad a elementos básicos que sean de uso cotidiano. Por ejemplo, pegar stickers en baños, mesas, puertas, lapiceros, etc. Ojo, no te metas en problemas, si haces algo por el estilo cuida que no sean lugares privados o que perjudique a un tercero.

Después, con ayuda de los auspicios puedes conseguir comida, refrescos, materiales de escritorio como papelería y bolígrafos, etc., que complementarán tu evento a pesar de no ser requisitos obligatorios para realizar alguno.

Algo importante que hay que cuidar es la recolección de los logotipos de tus auspiciadores. Confírmalos con tiempo, porque sino, por la prisa, podrías olvidarte u omitir algunos y entonces...

Finalmente, llega el día de tu evento. Obviamente, vigila que el lugar esté limpio y ordenado. Organiza bien tu espacio, ¿dónde estará el público? ¿tus invitados? ¿el espacio para repartir material? ¿y para los bocaditos? En caso de tratarse de una presentación, debe haber también un espacio para el/la autor(a). Y para todos los eventos, el espacio privilegiado para los invitados. Una testera con un adorno elegante, o bueno, en armonía a la naturaleza del evento. Tampoco descuides la amplificación, micrófonos, data display, o lo que se necesite. Si hay presentaciones mejor hacer una prueba previa, pues al momento de ser presentadas podría ocurrir algo y fallarte la presentación. Prueba todos los videos que tengas, que las imágenes se abran correctamente, que las fuentes estén instaladas o que las diapositivas sean compatibles, etc.

Recuerda armarte con un buen equipo de personas para apoyarte. No sólo hay que capacitar al maestro/a de ceremonias, también a los asistentes de sala y a cualquiera que tenga un papel que desempeñar. Desde los que reparten material o distribuyen los bocaditos hasta el jefe de protocolo, ninguno debe tener dudas de su rol en el evento. Una organización depende de sus integrantes, como en la teoría de sistemas y el funcionalismo, si no hay trabajo en equipo, el evento no se desarrollará adecuadamente.

En fin, existen muchísimos aspectos más que tener en cuenta para realizar un evento. Tantos detalles que aplicar, tantos pasos a seguir, el protocolo... Es realmente una ciencia, así que, si vas a hacer uno, planíficalo con tiempo y procura analizar los imprevistos. Pero al fin y al cabo, ¡no olvides ser creativo! Un evento original y dinámico dará mucho de qué hablar.